Krajowy System e-Faktur KSeF

Co warto wiedzieć

• Co to jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

  To system, który służy do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Od 1 lutego 2026 r. KSeF obejmuje etapami wszystkich przedsiębiorców oraz wystawiających faktury w Polsce. Wdrożenie KSeF służy cyfryzacji procesów fakturowania oraz księgowania faktur.

• Czy obowiązek korzystania z KSeF dotyczy również JDG i podatników zwolnionych?

  Tak, forma prawna nie ma znaczenia. Co do zasady każdy podatnik (zarówno czynny, jak i zwolniony), który ma obowiązek wystawienia faktury, będzie wystawiał ją w KSeF — zgodnie z etapami: od 1.02.2026 r. (duzi przedsiębiorcy) i od 1.04.2026 r. (pozostali).
  
  Co ważne, niezależnie od etapów obowiązkowego wystawiania faktur w KSeF, obowiązek pobierania faktur z KSeF będzie istniał od 1.02.2026 r. dla wszystkich przedsiębiorców.

• Kiedy uznaje się fakturę ustrukturyzowaną za doręczoną?

  Faktura ustrukturyzowana jest uznawana za doręczoną w dniu nadania jej KSeF ID.
  W wyjątkowych sytuacjach, faktura będzie uznawana za doręczoną w dniu jej faktycznego doręczenia (sposób tego doręczenia sprzedawca z nabywcą uzgodnią między sobą):

  • w przypadku awarii po stronie Ministerstwa Finansów (informacja ogłoszona w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów)
  • w przypadku awarii całkowitej (ogłoszonej w środkach masowego przekazu po stronie Ministerstwa Finansów) - wówczas wystawimy Fakturę Elektroniczną i nie będziemy jej przesyłać do KSeF.

• Co to jest numer identyfikacyjny faktury ustrukturyzowanej i jakie jest jego znaczenie?

  Numer KSeF to unikalny numer, który identyfikuje fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Jest nadawany każdej fakturze ustrukturyzowanej po jej pomyślnym przesłaniu i przyjęciu do systemu. Numer KSeF faktury jest generowany automatycznie przez KSeF i jest zwracany w Urzędowym Poświadczeniu Odbioru (UPO).

• Jakie dokumenty otrzymasz za pośrednictwem KSeF?

  Faktury dokumentujące dostawę towaru, świadczenie usług, zapłatę np. fakturę dokumentująca wykup przedmiotu leasingu, opłaty dodatkowe do umowy, raty leasingowe, itp.

• Jakie dokumenty otrzymasz poza KSeF?

  Poza KSeF ("po staremu") będziemy wystawiać takie dokumenty jak proforma, nota odsetkowa, nota obciążeniowa.

• Jak będziemy fakturować opłaty dodatkowe ze stawką NP (nie podlega)?

  Takie dokumenty księgowe  wystawimy i wyślemy poza KSeF, czyli w formie takiej jak do tej pory - ewidencjonujemy je jako rodzaj NUB (noty ubezpieczeniowe).

• Czy drobny błąd (np. literówka w nazwie, błędny adres) będziesz mógł poprawić notą korygującą?

  Nie. Od 1 lutego 2026 r. noty korygujące przestają obowiązywać (zostały wykreślone z Ustawy o VAT). Dane na fakturze będzie mógł poprawić wyłącznie sprzedawca wystawiając fakturę korygującą.

• Czy będzie można dostać duplikat faktury?

  Duplikatów faktur nie będzie, ponieważ w momencie wysłania faktury do KSeF i nadania fakturze numeru KSeF ID, faktura jest utrwalona w portalu ministerialnym w postaci ustrukturyzowanej, co oznacza, że faktura ani nie zaginie, ani nie ulegnie zniszczeniu.

• Czy będzie można anulować lub podmienić fakturę?

  Nie będzie takiej możliwości. Faktura, która została wysłana do KSeF i której został nadany KSeF ID jest pełnoprawną fakturą. Zmienić dane na fakturze może wyłącznie sprzedawca wystawiając korektę.

• Gdzie mogę sprawdzić stan wzajemnych rozliczeń?

  Stan wzajemnych rozliczeń jest widoczny w eBOK24 lub na wizualizacji dokumentu. 

• Jaki dokument zobaczę w eBOK24?

  W zależności od tego, w jakim trybie wystawimy fakturę, to w eBOK24:

  • zaprezentujemy wizualizację Faktury Ustrukturyzowanej, jeżeli fakturę wystawimy przy użyciu KSEF (tryb online),
  • zaprezentujemy wizualizację Faktury Ustrukturyzowanej, jeśli fakturę wystawimy w trybie offline24. Wizualizację zaprezentujemy Ci po przesłaniu faktury do KSEF,
  • zaprezentujemy wizualizację Faktury Ustrukturyzowanej również w przypadku krótkotrwałej niedostępności KSEF (np. ze względu na prace serwisowe), która będzie ogłoszona w Biuletynie Informacji Publicznej (w domenie gov.pl),
  • wystawimy i udostępnimy Ci w eBOK24 Fakturę Elektroniczną w przypadku:
    • awarii KSEF po stronie Ministerstwa Finansów, która będzie ogłoszona w Biuletynie Informacji Publicznej. Faktura Elektroniczna będzie opatrzona:  (1) kodem QR, który umożliwia dostęp do niej w KSEF oraz weryfikację danych na niej zawartych oraz (2) kodem QR, który zapewnienia autentyczność pochodzenia i integralności treści tej faktury. Fakturę tę prześlemy do KSEF po ustaniu awarii zgodnie z przepisami,
    • awarii KSEF o charakterze nadzwyczajnym, ogłoszonej w środkach masowego przekazu po stronie Ministerstwa Finansów. W takiej sytuacji nie musimy dodatkowo przesyłać faktury do KSEF.

• Ile czasu KSeF przechowuje faktury?

  System KSeF przejmuje obowiązek przechowywania faktur przez 10 lat, eliminując konieczność samodzielnego archiwizowania przez przedsiębiorców. Dotyczy to tylko faktur przesłanych do KSeF. Pozostałe dokumenty musisz archiwizować samodzielnie.